Article 1 – Objectif et portée du règlement
Le présent règlement a pour objectif de permettre au Conseil exécutif de prendre, quand les circonstances l’exigent et selon des modalités clairement établies, des décisions par voie électronique.
Article 2 – Conditions d’exercice du vote électronique
Le Conseil exécutif peut être appelé à se prononcer sur une proposition par voie électronique quand les deux conditions suivantes sont remplies :
- La proposition concerne une question urgente. Une question est considérée comme urgente quand elle doit être traitée avant la prochaine réunion du Conseil exécutif pour éviter qu’elle ne devienne caduque, pour éviter un préjudice envers le STEP ou ses membres, pour assurer le respect des obligations et des engagements du STEP, pour assurer la saine gestion du STEP ou pour éviter d’entraver les activités du STEP ;
- Il est impossible ou déraisonnable de tenir une réunion extraordinaire du Conseil exécutif pour traiter de la question.
Article 3 – Procédure de vote électronique
3.1
Une ou un membre du Conseil exécutif qui souhaite avoir recours au vote électronique doit transmettre par écrit au secrétariat général : sa proposition, le nom du membre du Conseil exécutif qui l’appuie et une brève justification concernant l’urgence de traiter la proposition.
3.2
Si la demande respecte l’article 2 du présent règlement, le secrétariat général doit envoyer à chaque membre du Conseil exécutif, et seulement à eux, un courriel les invitant à se prononcer sur la proposition par voie électronique.
3.3
Chaque membre du Conseil exécutif doit indiquer s’il s’abstient, s’il vote pour la proposition ou s’il vote contre la proposition en utilisant la fonction « répondre à tous ».
3.4
Dès qu’une majorité absolue de voix est obtenue en faveur de l’adoption ou du rejet de la proposition, le Conseil exécutif est réputé avoir rendu sa décision.
3.5
Chaque membre du Conseil exécutif qui n’a pas répondu dans les soixante-douze (72) heures suivant l’envoi du courriel par le secrétariat général s’abstient de facto.
3.6
Le secrétariat général informe par courriel, aussi tôt que possible, les membres du Conseil exécutif, et seulement les membres du Conseil exécutif, du résultat du vote.
3.7
Nonobstant l’article 3.2 lorsque la situation le permet, la-le secrétaire général peut mettre en copie conforme les employé-e-s du STEP, entendu qu’ils ne peuvent pas se prononcer sur la proposition.
3.8
L’ordre du jour de la réunion du Conseil exécutif suivant l’adoption ou le rejet d’une résolution électronique doit contenir un point intitulé « Résolution électronique » suivi du titre donné à la proposition dans l’appel au vote électronique. Le libellé de la résolution, le résultat du vote, la justification de l’urgence et la période de vote doivent être consignés au procès-verbal de ladite réunion.
Article 4 – Rédaction d’un appel au vote électronique
4.1
Le titre du courriel appelant le Conseil exécutif à se prononcer sur une proposition par voie électronique doit contenir la mention « Proposition du Conseil exécutif » suivie d’un titre désignant l’objet de la proposition.
4.2
Le courriel doit contenir : la proposition, le nom du membre du Conseil exécutif qui en fait la proposition, le nom du membre du Conseil exécutif qui l’appuie, une brève justification concernant l’urgence de traiter la proposition et les articles 3.3, 3.4 et 3.5 du présent Règlement.